Budget-Planung für Team-Offsites: Was kostet ein Workshop-Tag wirklich?
Stand: Dezember 2025
Was kostet ein Workshop-Tag tatsächlich? Die schnelle Antwort: Zwischen 80 und 250 Euro pro Person – ohne Moderation. Die ehrliche Antwort: Es kommt drauf an. Auf Location, Catering-Niveau, technische Anforderungen und ob Sie externe Unterstützung hinzuziehen. Dieser Leitfaden zeigt alle Kostenblöcke transparent auf, mit realistischen Richtwerten für Berlin und Umgebung. Am Ende können Sie Ihr Budget präzise kalkulieren.
Die Kostenblöcke im Überblick
Ein Workshop-Tag setzt sich aus vier Hauptkostenblöcken zusammen: Location, Verpflegung, Technik und Personal. Je nach Anspruch und Gruppengröße variieren die Anteile erheblich. Bei einem typischen Tages-Workshop mit 15 Personen in Berlin liegen die Gesamtkosten zwischen 1.500 und 4.500 Euro – die Spanne erklärt sich durch Qualitätsunterschiede in jedem Block.
Typische Kostenverteilung
| Kostenblock | Anteil am Budget | Absolute Spanne (15 Pers.) |
|---|---|---|
| Location | 25–35% | 400–1.500 € |
| Catering | 30–40% | 450–1.200 € |
| Technik | 10–15% | 150–500 € |
| Moderation | 20–30% (optional) | 0–2.500 € |
| Sonstiges | 5–10% | 75–300 € |
Die größten Hebel liegen bei Location und externer Moderation. Ein Coworking-Space in Kreuzberg kostet 50 Euro pro Stunde, ein Tagungshotel am Potsdamer Platz 250 Euro und mehr. Bei der Moderation entscheidet die Frage "extern oder intern" über einen Kostenblock von null bis mehreren tausend Euro.
Location-Kosten: Was Sie wirklich zahlen
Seminar- und Tagungsräume in Berlin kosten zwischen 300 und 1.500 Euro pro Tag – je nach Lage, Größe und Inklusivleistungen. Die Tagesmiete ist aber nur ein Teil der Rechnung. Achten Sie auf versteckte Zuschläge für Technik, Reinigung und Servicezeiten. Viele Anbieter berechnen bereits ab der 8. Stunde Überstunden.
Preisspiegel Berlin (Tagessätze)
| Location-Typ | Preis pro Tag | Kapazität | Inklusivleistungen |
|---|---|---|---|
| Coworking-Meetingraum | 300–600 € | 8–15 Pers. | WLAN, Whiteboard |
| Business-Center | 500–900 € | 10–25 Pers. | WLAN, Beamer, Kaffee |
| Tagungshotel Standard | 800–1.200 € | 15–40 Pers. | Pausengetränke, Beamer |
| Premium-Location | 1.200–2.000 € | 20–80 Pers. | Full-Service, Catering-Option |
| Eventlocation | 1.500–3.000 € | 30–150 Pers. | Individuell, oft exkl. Technik |
Design Offices bietet beispielsweise Räume ab einer Stunde Buchung – für kurzfristige Meetings attraktiv, aber bei Tagessätzen nicht günstiger als klassische Anbieter. Satellite Office am Kurfürstendamm beginnt bei etwa 800 Euro für einen ganzen Tag, inklusive Betreuung durch Servicepersonal.
Versteckte Kosten bei Locations
Die Brutto-Miete ist selten alles. Typische Zuschläge, die gern übersehen werden:
- Technikpauschale (100–500 Euro, wenn nicht inklusive)
- Servicepersonal außerhalb der Kernzeiten (50–100 Euro/Stunde)
- Reinigungspauschale bei Events (150–300 Euro)
- Parkplätze für Teilnehmer (15–25 Euro pro Auto/Tag)
- Stornierungsgebühren bei kurzfristigen Änderungen
Catering: Von der Kaffeepauschale bis zum Full-Service
Die Verpflegung macht 30 bis 40 Prozent des Workshop-Budgets aus. Mindeststandard für produktives Arbeiten: Getränkeflatrate und Pausensnacks für etwa 15–25 Euro pro Person. Ein Mittagessen in Restaurant-Qualität liegt bei 25–45 Euro zusätzlich. Bio- und regionale Qualität schlägt mit 20–30 Prozent Aufpreis zu Buche.
Catering-Stufen im Vergleich
| Niveau | Leistungen | Preis pro Person/Tag |
|---|---|---|
| Basic | Getränke (Wasser, Kaffee, Tee), Obst | 15–25 € |
| Standard | Basic + Vormittags-/Nachmittagssnacks | 25–40 € |
| Business | Standard + warmes Mittagessen | 50–80 € |
| Premium | Business + Bio/Regional, Service | 80–120 € |
| Full-Service | Premium + Abendessen, Barista | 120–180 € |
Die Kalkulationsvorlage des IWW zeigt typische Catering-Pauschalen: 5 Euro pro Person für einfaches Catering, 10 Euro für mittleres, 15 Euro für gehobenes, 25 Euro für Premium – jeweils pro Tag, ohne Hauptmahlzeit.
Einsparpotenzial beim Catering
Das Mittagessen außer Haus ist oft günstiger als Location-Catering – und bietet den Bonus eines Ortswechsels. In Berlin finden Sie in jeder Lage Restaurants mit Business-Lunch für 15–20 Euro. Die eingesparten 10–20 Euro pro Person können Sie in bessere Pausensnacks investieren.
Vegetarische und vegane Optionen sind preislich meist gleichauf, manchmal sogar günstiger. Der Trend zu pflanzenbasierter Ernährung macht das Angebot immer besser.
Technik: Was Sie wirklich brauchen
Moderne Workshop-Arbeit erfordert mehr als Flipchart und Stifte. Beamer oder Screen, stabiles WLAN und Moderationsmaterial sind Standard. Für hybride Formate kommen Kamera, Mikrofon und Streaming-Equipment dazu. Technische Pannen können einen ganzen Workshop ruinieren – hier ist nicht der richtige Ort zum Sparen.
Technische Grundausstattung
Die meisten Tagungslocations bieten Basisausstattung inklusive:
- Beamer oder Großbildschirm (ab 55 Zoll)
- WLAN (auf Bandbreite achten bei vielen Teilnehmern)
- Flipcharts, Whiteboard
- Moderationskoffer (Karten, Marker, Klebepunkte)
- Steckdosenleisten, Verlängerungskabel
| Equipment | Mietpreis/Tag | Kaufalternative |
|---|---|---|
| Professionelles Mikrofon-Set | 100–200 € | ab 150 € |
| HD-Webcam für Hybrid | 30–50 € | ab 80 € |
| Mobile Leinwand | 50–100 € | ab 200 € |
| Digitales Flipchart | 150–300 € | ab 2.500 € |
| Voting-System (Clicker) | 5–10 €/Einheit | ab 500 € (Set) |
Hybride Workshops: Der Technik-Aufschlag
Sobald Remote-Teilnehmer zugeschaltet werden, steigt die Komplexität. Eine solide Hybrid-Lösung erfordert:
- Raummikrofon (Freisprechanlage) für klaren Ton
- Kamera mit Weitwinkel für Gruppenansicht
- Stabiles Internet (Fallback über Mobile Hotspot)
- Bildschirm für Remote-Teilnehmer im Raum
Externe Moderation: Wann sich die Investition lohnt
Ein professioneller Facilitator kostet zwischen 1.500 und 3.300 Euro pro Tag – je nach Erfahrungslevel und Komplexität. Hinzu kommen Konzeption (oft ein halber Tagessatz) und Reisekosten. Die Investition lohnt sich bei strategischen Themen, Konflikten oder wenn die Führungskraft inhaltlich involviert sein soll. Bei einfacheren Formaten kann interne Moderation die Kosten sparen.
Honorarstrukturen nach BDVT
Die BDVT-Honorarempfehlung 2024 gibt klare Orientierung:
| Level | Tagessatz | Typische Einsätze |
|---|---|---|
| Starter | ab 950 € | Standardtrainings, einfache Workshops |
| Professional | 1.400–2.000 € | Strategieworkshops, Teamtage |
| Senior-Professional | 2.600–3.300 € | Transformation, Konfliktmoderation |
Zusätzlich fallen an:
- Konzeptionszeit: 0,5–1 Tagessatz
- Reisekosten: 200–500 Euro (je nach Entfernung)
- Nachbereitung/Dokumentation: im Honorar oder 0,5 Tagessatz
Die Make-or-Buy-Entscheidung
Bei einem 15-Personen-Workshop mit externem Professional-Moderator (1.800 Euro) steigen die Gesamtkosten um rund 120 Euro pro Teilnehmer. Ist das die Investition wert?
Die ehrliche Antwort: Bei Strategiethemen und Konflikten fast immer. Bei Routineformaten selten. Die Entscheidungskriterien im Detail finden Sie in unserem Artikel "Workshop-Moderation: Extern buchen oder selbst machen?"
Beispielkalkulation: Workshop-Tag für 15 Personen
Eine realistische Vollkostenkalkulation für einen Tages-Workshop mit 15 Teilnehmern in Berlin zeigt: Sie können zwischen 1.800 und 5.500 Euro landen – bei identischer Dauer und Teilnehmerzahl. Der Unterschied liegt in Qualitätsanspruch und externer Moderation.
Variante 1: Budget-bewusst (ohne externe Moderation)
| Position | Kosten |
|---|---|
| Coworking-Seminarraum (8 Std.) | 450 € |
| Getränkeflatrate + Snacks | 300 € (20 €/Pers.) |
| Mittagessen im Restaurant | 270 € (18 €/Pers.) |
| Moderationsmaterial | 50 € |
| Technik (inklusive) | 0 € |
| Puffer (10%) | 107 € |
| Gesamt | 1.177 € |
| Pro Person | 78 € |
Variante 2: Business-Standard (ohne externe Moderation)
| Position | Kosten |
|---|---|
| Business-Center (Tagessatz) | 750 € |
| Business-Catering (inkl. Lunch) | 900 € (60 €/Pers.) |
| Moderationsmaterial Premium | 100 € |
| Technikpauschale | 150 € |
| Puffer (10%) | 190 € |
| Gesamt | 2.090 € |
| Pro Person | 139 € |
Variante 3: Premium mit externer Moderation
| Position | Kosten |
|---|---|
| Tagungshotel (inkl. Technik) | 1.200 € |
| Premium-Catering | 1.200 € (80 €/Pers.) |
| Externer Facilitator | 2.000 € |
| Konzeption (0,5 Tag) | 1.000 € |
| Reisekosten Moderator | 250 € |
| Dokumentation | 200 € |
| Puffer (10%) | 585 € |
| Gesamt | 6.435 € |
| Pro Person | 429 € |
Spartipps ohne Qualitätsverlust
Intelligentes Budgetieren heißt nicht überall sparen, sondern die richtigen Prioritäten setzen. Bei Technik und Moderation zu knausern rächt sich. Bei Location und Catering gibt es echte Alternativen, die Geld sparen ohne den Workshop zu beeinträchtigen.
Wo Sie sparen können
- Wochentag wählen: Dienstag bis Donnerstag sind teurer als Montag oder Freitag
- Randzeiten nutzen: Spätnachmittag oder früher Morgen oft günstiger
- Außerhalb der Innenstadt: Adlershof, Marzahn oder Spandau bieten 30–40% günstigere Räume
- Mittagessen extern: Restaurant statt Location-Catering spart 10–20 Euro pro Person
- Eigenes Material: Flipcharts und Marker kaufen statt mieten
- Frühbucher-Rabatte: 4–6 Wochen Vorlauf ermöglicht Verhandlungsspielraum
Wo Sie nicht sparen sollten
- Stabile Technik: Ein Beamerausfall kostet mehr als die Reservelampe
- Guter Kaffee: Schlechter Kaffee senkt die Stimmung messbar
- Ausreichend Platz: Zu enge Räume ersticken Kreativität
- Externe Moderation bei Konfliktthemen: Die Kosten eines gescheiterten Workshops übersteigen jedes Honorar
Was kostet ein Workshop-Tag pro Person im Durchschnitt?
Ohne externe Moderation rechnen Sie mit 80–150 Euro pro Person für einen professionellen Tages-Workshop. Mit externer Moderation steigt der Betrag auf 150–300 Euro. Premium-Formate mit Full-Service liegen bei 300–500 Euro pro Person.
Wie viel Budget sollte ich für einen Strategie-Workshop einplanen?
Für einen Strategieworkshop mit 15 Teilnehmern und externer Moderation kalkulieren Sie mindestens 5.000 Euro, besser 6.000–7.000 Euro. Darin enthalten: hochwertige Location, Business-Catering, professionelle Moderation inklusive Konzeption.
Lohnt sich eine teurere Location?
Das hängt vom Anlass ab. Für strategische Themen oder repräsentative Veranstaltungen mit Kunden rechtfertigt eine Premium-Location den Aufpreis. Für interne Routineworkshops reicht ein gut ausgestatteter Coworking-Raum völlig aus.
Welche versteckten Kosten werden oft übersehen?
Parkgebühren, Technik-Zuschläge, Reinigungspauschalen, Servicezeiten außerhalb der Kernarbeitszeit und Stornierungsgebühren. Fragen Sie immer nach einem All-inclusive-Angebot und lassen Sie sich alle Nebenkosten schriftlich bestätigen.
Wie kann ich das Budget bei kurzfristiger Planung einhalten?
Kurzfristig gebuchte Locations sind oft teurer oder ausgebucht. Alternativen: Flexible Coworking-Spaces, Hotels mit verfügbaren Konferenzräumen oder – bei gutem Wetter – Open-Air-Locations. Beim Catering funktioniert auch kurzfristiger Restaurant-Besuch.
Fazit: Realistisch planen, flexibel bleiben
Ein Workshop-Tag kostet so viel wie Sie investieren wollen – und sollten. Die Mindestausstattung für produktives Arbeiten liegt bei 80–100 Euro pro Person. Wer Qualität bei Location, Catering und Moderation will, landet bei 200–300 Euro. Strategische Workshops mit externer Begleitung kosten 400 Euro und mehr.
Der wichtigste Grundsatz: Nicht an den falschen Stellen sparen. Schlechter Kaffee, wackeliges WLAN oder ein zu enger Raum ruinieren auch den besten Workshop. Investieren Sie lieber in die Basics und verzichten Sie auf Schnickschnack.
Quellen:
- BDVT Honorarempfehlung 2024
- IWW, Kalkulation mehrtägiges Seminar
- Design Offices, Konferenzräume Berlin
- Eventmobi, Eventkosten kalkulieren
- Company Retreats Switzerland, Budgetplanung
